Automatyzacja HR, która naprawdę odciąża ludzi, a nie dokłada im roboty

Kiedy rozmawiam z zespołami HR, zwykle słyszę to samo zdanie: „My nie mamy czasu nawet usiąść i pomyśleć, bo cały dzień gasimy pożary i wklepujemy dane”. I dokładnie tu zaczyna się sensowna automatyzacja.

Automatyzacja procesów HR przestała być „fajnym dodatkiem” dla korporacji. To warunek, żeby dział personalny w ogóle miał przestrzeń na działania strategiczne. W rekrutacji, onboardingu, wynagradzaniu, ocenie kompetencji czy raportowaniu realnie da się zautomatyzować nawet 40–45% powtarzalnych zadań. W praktyce oznacza to uwolnienie nawet 40% czasu ekspertek i ekspertów HR – i to nie jest teoria z prezentacji, tylko liczby, które widzę przy wdrożeniach.

Co ciekawe, większość firm wciąż drastycznie zaniża ten potencjał. Zakładają, że „parę rzeczy się usprawni”, a potem są zaskoczone, kiedy robot przejmuje 70% ręcznych czynności w danym procesie, a koszty operacyjne spadają w skali roku o kilkaset tysięcy dolarów (przy większej skali widziałam oszczędności rzędu 700 000 USD).

Dobra wiadomość? Te technologie nie są już zarezerwowane dla organizacji z wielkimi działami IT. Z platformami RPA, low-code i no-code sensowne automatyzacje są w zasięgu także mniejszych firm, które mają jedną osobę w IT… albo wcale.

Co w praktyce daje automatyzacja HR?

Kiedy pierwszy raz przyszłam do działu HR, który wszystko robił „na piechotę”, zaczęłyśmy od prostej mapy: co dziś robicie metodą kopiuj-wklej. Okazało się, że połowa dnia schodzi na przerzucaniu danych między systemami, arkuszami i mailami.

Właśnie takie procesy są idealnym kandydatem na start. RPA świetnie przejmuje wszystkie zadania typu kopiuj–wklej: przepisywanie danych z formularzy do systemu kadrowego, generowanie umów, aktualizacje baz, wysyłka standardowych maili, raporty. Robot robi to szybko, bez zmęczenia i bez literówek.

Z drugiej strony platformy no-code i low-code pozwalają budować aplikacje i workflow bez kodowania. HR nie musi już „błagać IT”, żeby za pół roku ktoś znalazł czas na prosty formularz. Możesz sama:

  • zbudować obieg wniosków urlopowych czy szkoleniowych,
  • uruchomić prosty portal onboardingowy,
  • ustawić automatyczne przypomnienia i powiadomienia dla menedżerów.

Skutek? Dział HR przestaje być „fabryką dokumentów”, a zaczyna być partnerem biznesowym. Zamiast dłubać w Excelach, masz czas na rozmowy z menedżerami, planowanie ścieżek rozwoju, analizę rotacji czy projektowanie programów wellbeingowych.

Nie bez znaczenia jest też kontekst: zaangażowanie pracowników HR było rekordowo niskie – w 2020 roku wynosiło zaledwie ok. 36%. Jeśli zespół codziennie walczy z chaosem, ręcznymi zadaniami i błędami, trudno mówić o motywacji. Automatyzacja nie jest tu fanaberią, tylko warunkiem, żeby ludzie w HR w ogóle mieli przestrzeń na sensowną pracę.

RPA, low-code i no-code – trzy różne narzędzia, jeden cel

Pamiętam spotkanie z jedną dyrektorką HR, która po godzinnej prezentacji powiedziała: „Brzmi super, ale proszę mi po ludzku powiedzieć, czym się różni RPA od low-code i no-code, bo wszyscy mówią to jednym tchem”.

RPA – cyfrowy pracownik od powtarzalnych zadań

RPA (Robotic Process Automation) to roboty, które naśladują działania użytkownika w systemach. Klikają, kopiują, wklejają, logują się, generują raporty – tak jak człowiek, tylko szybciej i bez pomyłek.

Świetnie sprawdza się tam, gdzie:

  • proces jest powtarzalny,
  • zasady są jasne i oparte na regułach,
  • nie chcemy lub nie możemy grzebać w kodzie istniejących systemów.

W HR to na przykład: przetwarzanie dokumentów, migracja danych między systemami, masowe aktualizacje, generowanie zestawień płacowych czy raportów.

RPA może działać w kilku trybach. Czasem robot uruchamia się automatycznie przy zdarzeniu (np. wpływa nowy formularz), czasem w wersji „na żądanie” – pracowniczka HR klika przycisk i robot odwala za nią resztę. Można też planować zadania robotów cyklicznie (np. raport co piątek o 17) albo łączyć te podejścia w tryb hybrydowy. To daje sporą elastyczność przy wdrożeniach, zwłaszcza w środowisku, które ciągle się zmienia.

No-code i low-code – budowanie własnych narzędzi bez armii programistów

No-code to przestrzeń dla HR-owców, którzy chcą szybko coś zbudować, nie dotykając kodu. Masz wizualny edytor, przeciągasz elementy, łączysz je w logikę procesu i gotowe. To wygodne przy:

  • prostych workflow (np. wnioski, zgody, proste ankiety),
  • panelach dla pracowników,
  • przypomnieniach, mailach, zadaniach.

Low-code to krok dalej – nadal opiera się na wizualnym projektowaniu, ale daje możliwość dokładniejszego dopasowania rozwiązań i głębszych integracji po API. Sięgam po niego, gdy:

  • proces jest bardziej złożony,
  • w grę wchodzą integracje z ERP, CRM, systemami kadrowo-płacowymi, SharePointem,
  • chcemy zarządzać procesami w podejściu BPM na poziomie całej organizacji.

Wspólny mianownik? Obniżają próg wejścia. Nie musisz być programistką, żeby zaprojektować sensowny system HR. IT nadal jest potrzebne – szczególnie przy architekturze i bezpieczeństwie – ale HR przestaje być w 100% zależny od backlogu zespołu technicznego.

Jak to połączyć w praktyce?

W wielu firmach sprawdza się model mieszany: RPA przejmuje ciężkie, powtarzalne zadania, a na low-code/no-code budujemy warstwę „doświadczenia użytkownika” – formularze, portale, panele menedżerskie. Dzięki temu HR dostaje spójny cyfrowy ekosystem, a nie zestaw luźnych narzędzi.

⚡ PRO TIP: jeśli masz ograniczony budżet, zacznij od prostych rzeczy na no-code i jednego, dobrze dobranego procesu do robotyzacji. Pierwsze szybkie sukcesy bardzo pomagają w przekonaniu zarządu do dalszych inwestycacji.

Od prostych automatyzacji do zaawansowanego ekosystemu HR

Jedna z moich ulubionych scen: siedzimy z zespołem HR przy kawie, a osoba, która jeszcze miesiąc wcześniej twierdziła, że „jest totalnie nietechniczna”, klika w kreatorze no-code i sama buduje obieg zgłaszania szkoleń. Po godzinie proces, który wcześniej „utopiłby się w mailach”, działa jak należy.

Tak często wygląda pierwszy krok: proste automatyzacje no-code. Formularze, podstawowe workflow, obsługa wniosków – wszystko, co dziś krąży w mailach i Excelach, da się szybko uporządkować. Bez programowania, bez wielomiesięcznych projektów.

Kiedy apetyt rośnie i procesy się komplikują, przychodzi czas na low-code. Tu zaczynamy:

  • integrować dane z różnych systemów,
  • budować bardziej zaawansowane aplikacje (np. system ocen okresowych, portal menedżera, wewnętrzne „mini-ATS” dla rekrutacji),
  • spinać to wszystko w spójne zarządzanie procesami (BPM).

Ogromną przewagą obu podejść jest tempo. Możesz przejść od pomysłu do działającego prototypu w tydzień, a nie w pół roku. To szczególnie ważne w HR, gdzie procesy zmieniają się często – zmiany regulacyjne, rotacje, nowe modele pracy (np. hybrydowe czy w pełni zdalne).

Od czego zacząć automatyzację procesów HR?

Kiedy klient pyta: „Od czego zacząć?”, prawie zawsze odpowiadam: od mapy zadań kopiuj–wklej. Serio. Przejdź dzień roboczy pracowniczki HR i wypisz wszystko, co jest:

  • powtarzalne,
  • oparte na prostych regułach,
  • ręcznie przenoszone między systemami.

Najczęściej wychodzą z tego te same obszary.

Rekrutacja

Tu automatyzacja robi różnicę praktycznie od razu. System może zająć się:

  • zbieraniem aplikacji z różnych źródeł,
  • filtrowaniem kandydatów po podstawowych kryteriach,
  • umawianiem terminów rozmów,
  • wysyłką maili (potwierdzenia, podziękowania, prośby o dodatkowe dane).

Zespół HR nie traci czasu na powtarzalną administrację, tylko na faktyczną rozmowę z kandydatami.

Onboarding

Onboarding to mój ulubiony kandydat na pierwszy zautomatyzowany proces. Dlaczego? Bo robot może odwalić za zespół większość żmudnych kroków, a człowiek tylko weryfikuje dane i ogarnia część ludzką.

Dzięki OCR (rozpoznawaniu tekstu z dokumentów) kompletowanie dokumentów pracowniczych potrafi skrócić się do 5 minut. System odczytuje dane z dowodów, umów, załączników, uzupełnia profile w systemach HR, wysyła powiadomienia do IT, administracji czy menedżera. Nowa osoba dostaje od początku spójne doświadczenie, a HR nie tonie w papierach.

Wynagradzanie i rozliczenia

Wyliczanie wynagrodzeń, dodatków, premii, składek – to wszystko jest niezwykle podatne na błędy, jeśli opiera się na ręcznym liczeniu i kopiowaniu danych. RPA i automaty aplikacyjne potrafią:

  • zaciągać dane z systemów obecności,
  • wyliczać składniki płacowe,
  • przygotowywać listy płac i pliki do banku,
  • generować raporty dla księgowości i zarządu.

Dobrze ustawiona automatyzacja radykalnie zmniejsza ryzyko pomyłek i opóźnień.

Ocena kompetencji i rozwój

W ocenie kompetencji automatyzacja pomaga nie tylko w zbieraniu danych z ankiet i systemów, ale też w przygotowaniu czytelnych raportów dla menedżerów. Kto zrealizował cele? Kto ma największy potencjał rozwojowy? Jak wygląda sytuacja w danym dziale?

Zamiast tydzień składać to w Excelu, robot zrobi zestawienie w tle, a HR może skoncentrować się na rozmowie z biznesem.

Raportowanie HR

To klasyczny „zjadacz czasu”. Rotacja, absencje, koszty zatrudnienia, struktura wiekowa, diversity – każdy zarząd prędzej czy później pyta o te rzeczy. Zamiast za każdym razem tworzyć raport od zera, można zautomatyzować:

  • zaciąganie danych z różnych źródeł,
  • ich przeliczenie,
  • generowanie gotowych raportów cyklicznie.

W wielu firmach samo uporządkowanie raportowania zdejmuje z HR kilkanaście godzin pracy miesięcznie.

Automatyzacja rekrutacji i preselekcji – realna zmiana gry

Byłam kiedyś w firmie, gdzie na jedno stanowisko przychodziło kilkaset CV. Dwie osoby w HR zajmowały się praktycznie wyłącznie sortowaniem aplikacji. To idealne pole do automatyzacji.

Na platformach no-code można ustawić proces, w którym każdy lead rekrutacyjny (czyli kandydat) jest:

  • automatycznie zaciągany z różnych źródeł (portale, formularze, polecenia),
  • klasyfikowany wg kryteriów ustalonych przez HR (lokalizacja, doświadczenie, wymagane kompetencje),
  • w razie potrzeby kierowany do właściwej osoby lub procesu.

Do tego dochodzą automatyczne maile, przypomnienia o spotkaniach, statusy w systemie. Kandydat jest prowadzony przez proces „za rękę”, a zespół HR ma na jednym ekranie historię kontaktów i status każdej osoby – najlepiej, jeśli jest to spięte z CRM-em rekrutacyjnym.

Tak zorganizowana rekrutacja:

  • przyspiesza preselekcję,
  • zmniejsza ryzyko, że ktoś „zginie” w skrzynce mailowej,
  • poprawia jakość komunikacji z kandydatem.

⚡ PRO TIP: przy większej liczbie rekrutacji rozważ proste reguły priorytetyzacji. Nie każdy kandydat wymaga tego samego poziomu uwagi w tym samym momencie – automat może podpowiedzieć, którymi osobami zająć się w pierwszej kolejności.

RPA w HR: jak roboty radzą sobie w realnym świecie

Jedno z największych zaskoczeń, jakie widzą klienci, dotyczy pracy zdalnej i hybrydowej. Kiedy pandemia przyspieszyła przejście na pracę z domu, wyszło, jak wiele systemów po prostu „nie gada” ze sobą. RPA okazało się wtedy świetnym plasterkiem na legacy:

  • spina stare systemy, które nie mają API,
  • automatyzuje transfer danych między aplikacjami działającymi lokalnie i w chmurze,
  • domyka luki w procesach, które wcześniej „ogarniała” osoba na miejscu w biurze,
  • poprawia bezpieczeństwo, bo ogranicza ręczne kopiowanie wrażliwych danych.

RPA świetnie działa w parze ze sztuczną inteligencją. AI może analizować treści (np. CV, ankiety, feedback pracowników), wskazywać wzorce, wykrywać anomalie. RPA wykonuje na tej podstawie konkretne akcje – wpisuje dane do systemu, wysyła powiadomienia, aktualizuje statusy.

Przy tym wszystkim jedno jest dla mnie kluczowe: RPA nie likwiduje roli HR-u, tylko zmienia jej charakter. Zamiast „wykonywać pracę robotów”, ludzie przechodzą w stronę ról strategicznych: partnerstwa z biznesem, analizy danych, projektowania doświadczeń pracownika.

⚠ UWAGA: przy pierwszym wdrożeniu robotów HR-owcy często obawiają się, że ich praca „zniknie”. W praktyce najbardziej obciążone osoby po kilku tygodniach same zgłaszają kolejne pomysły na automatyzacje, bo widzą, jak bardzo odciąża to zespół.

Jak wybieram platformę RPA / low-code / no-code dla HR

Często jestem zapraszana na etap „pomóż nam wybrać narzędzie”. Na tym etapie nie chodzi jeszcze o automatyzację, tylko o dopasowanie platformy do firmy.

Zawsze patrzę na kilka rzeczy.

Po pierwsze skalowalność. Czy platforma udźwignie rosnącą liczbę procesów, użytkowników i danych? Nic tak nie boli, jak wdrożyć coś, co po dwóch latach staje się wąskim gardłem.

Po drugie bezpieczeństwo i zgodność z RODO. HR pracuje na najbardziej wrażliwych danych w organizacji. Platforma musi mieć:

  • sensowny model uprawnień,
  • szyfrowanie danych,
  • audyt działań,
  • wsparcie dla wymogów prawnych.

Po trzecie integracje. Czy narzędzie:

  • ma gotowe konektory do popularnych systemów (ERP, CRM, kadrowo-płacowe),
  • pozwala w prosty sposób podpiąć się po API,
  • poradzi sobie z Twoim „zoolem” legacy?

Po czwarte czas wdrożenia i koszty utrzymania. Nie chodzi tylko o licencje, ale też:

  • kto będzie rozwijał rozwiązania (IT, HR, partner zewnętrzny),
  • ile czasu zajmuje stworzenie i modyfikacja procesu,
  • jak wygląda support i aktualizacje.

I wreszcie budżet w perspektywie kilku lat, a nie tylko pierwszego roku. Zdarzało mi się odradzić klientom narzędzie, które było tanie na start, ale miało koszty skalowania, które w dłuższym terminie „zjadały” wszystkie oszczędności z automatyzacji.

Jak sensownie wdrożyć automatyzację HR – krok po kroku

W jednej organizacji zaczynałam projekt od… tablicy w kuchni. Poprosiłam, żeby zespół HR przez tydzień dopisywał tam wszystkie powtarzalne zadania, które ich irytują. Po kilku dniach tablica była pełna karteczek. To był świetny materiał na pierwszy backlog automatyzacji.

Potem przechodzimy już do bardziej uporządkowanego podejścia.

Najpierw mapowanie procesów. Razem z HR rozpisujemy:

  • co się faktycznie dzieje (nie: jak „powinno być”),
  • kto jest zaangażowany,
  • gdzie są ręczne kroki, kopiuj–wklej, podwójne wpisywanie danych,
  • gdzie występują najczęstsze błędy i opóźnienia.

Na tej podstawie wybieramy procesy „na start” – takie, które:

  • są powtarzalne,
  • mają jasne reguły,
  • dają szybki i widoczny efekt biznesowy.

Równolegle IT przygotowuje środowisko techniczne: dostęp do systemów, konta serwisowe, kwestie bezpieczeństwa. Włączamy też UX, jeśli budujemy interfejsy dla pracowników lub menedżerów.

Drugi kluczowy wątek to change management. Automatyzacja nie jest tylko projektem technologicznym. Trzeba:

  • jasno powiedzieć zespołowi HR, co się zmienia i po co,
  • pokazać, które zadania przejmuje robot, a gdzie nadal potrzebny jest człowiek,
  • dać proste szkolenia i wsparcie na starcie.

Najlepiej wdrażać zmiany iteracyjnie. Najpierw mały pilotaż, potem poprawki, dopiero później skalowanie. Testerzy i użytkownicy końcowi powinni mieć głos – ich uwagi często ratują projekty przed „przeinżynierowaniem”.

I najważniejsze: automatyzacja jest dziś dostępna także dla mniejszych firm. Z no-code i gotowymi konektorami nie potrzebujesz armii programistów, żeby uporządkować podstawowe procesy HR.

Let’s automate – ale z głową i w tempie, które Twoja organizacja jest w stanie udźwignąć.

Najczęstsze pytania, które słyszę od HR

Na warsztatach zwykle pada kilka powtarzających się pytań. Odpowiem na nie tutaj, bo być może masz dokładnie te same w głowie.

Czy muszę być programistką, żeby korzystać z no-code lub low-code?

Nie. To jest ich największa przewaga. Platformy no-code są projektowane tak, żeby osoba bez zaplecza technicznego mogła:

  • zbudować formularz,
  • ustawić reguły „jeśli–to”,
  • stworzyć prosty obieg akceptacji,
  • podpiąć mailowe powiadomienia.

W low-code czasem przydaje się wsparcie kogoś technicznego, ale nadal większość pracy to klikanie w wizualnym edytorze, a nie pisanie kodu od zera. W wielu projektach widzę, jak HR przejmuje rolę „citizen developerów” – ludzi nietechnicznych, którzy budują realne rozwiązania.

Czym różni się RPA od low-code/no-code w kontekście HR?

W dużym uproszczeniu:

  • RPA automatyzuje powtarzalne zadania w istniejących systemach. Robot „udaje człowieka” – klika, loguje się, kopiuje dane, generuje raporty. Idealne do procesów typu back-office, szczególnie tam, gdzie systemów nie da się łatwo integrować po API.
  • Low-code/no-code służą do budowy aplikacji i procesów. Tworzysz nowe narzędzie: portal onboardingowy, system wniosków, panel menedżera, moduł ocen, itd.

W praktyce te podejścia się uzupełniają. Np. no-code obsługuje formularz onboardingu, a RPA przenosi dane z tego formularza do starych systemów kadrowych, które nie mają API.

Czy to w ogóle ma sens w małej firmie?

Tak, i to często nawet większy niż w korporacji. Małe firmy:

  • nie mają dużych zespołów HR, więc każda godzina odzyskana z monotonnych zadań robi różnicę,
  • często działają na prostych narzędziach (Excel, mail), które da się szybko „podmienić” na sensowne workflow,
  • nie mają rozbudowanego IT, więc właśnie no-code i low-code są dla nich idealne.

Widziałam małe organizacje, które dzięki kilku prostym automatyzacjom przeszły z permanentnego chaosu do bardzo dobrze poukładanego HR-u – bez milionowych budżetów i wielkich projektów.

Na koniec: rola HR się nie kończy. Ona się zmienia

Czasem słyszę obawę: „Jak to wszystko zautomatyzujemy, to co my tu będziemy robić?”. Po kilku miesiącach współpracy te same osoby mówią raczej: „Dlaczego nie zrobiliśmy tego wcześniej?”.

Automatyzacja nie zabiera pracy HR-owi. Ona zabiera:

  • kopiowanie danych,
  • ręczne pilnowanie terminów,
  • przepisywanie z systemu do systemu,
  • gaszenie pożarów wynikających z błędów i przeoczeń.

W zamian daje przestrzeń na to, co w HR jest nie do zautomatyzowania:

  • rozmowy z ludźmi,
  • budowanie kultury organizacyjnej,
  • strategiczne decyzje o strukturze zespołów,
  • projektowanie doświadczenia pracownika.

Dobrze zaprojektowany ekosystem RPA + low-code/no-code uwalnia czas i energię. A gdy połączymy go z analityką i elementami AI, HR naprawdę staje się tym, o czym wszyscy mówią od lat – partnerem biznesowym, który współkształtuje kierunek, w jakim idzie firma.